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Recursos:

Nota: Este manual de usuario NO ES UN LIBRO DE CONTABILIDAD. Si quiere conocer las normas de contabilidad, debe consultar un libro al respecto. Este manual se limita a explicar cómo llevar la contabilidad de una empresa con eContab.

Introducción

¿Qué es eContab?

eContab es una aplicación de contabilidad para pequeñas empresas. Se caracteriza por su flexibilidad. Es decir, le permitirá hacer operaciones que, con otras aplicaciones, son mucho más complicadas. Como corregir asientos ya contabilizados, borrarlos, modificar el plan de cuentas sobre la marcha, etc.

eContab le dará la flexibilidad que necesita para gestionar su empresa. Por favor, NO LO UTILICE PARA COMETER FRAUDE. Si quiere robar hágalo pirateándose una licencia de otro programa.

¿Qué es la Contabilidad?

Desde el punto de vista de eContab, una contabilidad se compone de los siguientes elementos:

Tenga en cuenta que, cada archivo de eContab es una contabilidad (generalmente correspondiente a un año de una empresa). Es decir, que en un mismo archivo se guardan los cuatro elementos citados (Plan de cuentas, lista de asientos, información de clientes y proveedores y asientos predefinidos).

El Plan de Cuentas

Cada empresa tiene (o debería tener) su propio plan de cuentas. Se trata de una herramienta imprescindible para la gestión de la empresa y de su diseño depende la información de gestión que obtendrán los directivos para la gestión de la misma.

En conclusión, tómese su tiempo y defina un plan de cuentas que se adapte a las necesidades de su empresa y a su estrategia. No se limite a copiar otro existente.

En eContab, un Plan de Cuentas es un conjunto de cuentas estructuradas como un árbol. Es decir, con cuentas "padre" que tienen cuentas "hijas" que a su vez tienen cuentas "nietas" que a su vez... y esto de forma ilimitada.

Cada cuenta de eContab se define con un nombre, un tipo (que puede ser Activo, Pasivo, Ingresos o Gastos), un número de cuenta PGC (Plan General Contable) y una marca que indica si la cuenta es final.

¡Sólo es posible insertar asientos en las cuentas finales! Las cuentas superiores (padres, abuelos, bisabuelos...) simplemente sirven para acumular los saldos de sus descendientes al presentar un informe.

Respecto a los tipos (Activo, Pasivo, Ingresos y Gastos), son fijos. Las cuentas de tipo Activo actúan igual que las de Gastos, y las de Pasivo lo hacen de la misma forma que las de Ingresos.

No es necesario que las cuentas "hijas" sean del mismo tipo que su padre. Ya se encarga eContab de saldarlas adecuadamente.

¡Tenga cuidado al utilizar signos negativos!

Aunque puede definir el plan de cuentas como quiera, eContab está diseñado para que el signo negativo en un importe indique el decremento del saldo de una cuenta.

Por ejemplo, una cuenta de "Caja" será de Activo. Al anotar ingresos en caja, los importes de estos asientos se realizan con signo positivo. Y al realizar reintegros, con signo negativo.

Aplicando este concepto a cuentas de Gastos, "Servicios de Limpieza" será una cuenta de gastos. Las cantidades facturadas por la empresa de limpieza se anotarán con signo positivo.

Respecto al número de cuenta del PGC, no es necesario que cada cuenta final de nuestro plan de cuentas se asocie con un número de cuenta del PGC. Las cuentas finales que no tengan asociada una cuenta en el PGC no se contabilizarán al realizar informes basados en el PGC.

Esto permite, por ejemplo, llevar cuentas de movimientos internos. Pero tenga cuidado, para generar los informes por PGC, es necesario que todos los asientos cuadren respecto al PGC. Naturalmente, pueden cuadrar a cero (ninguna de las cuentas involucradas tiene cuenta del PGC asociada).

Por motivos de limitación de cálculo, solo es posible asociar cuentas del PGC a cuentas finales de nuestro plan de cuentas.

Diseñe el plan de cuentas a su gusto, tómese su tiempo y, tenga en cuenta, que podrá modificarlo posteriormente, de una forma cómoda y sencilla y sin perder ninguna información. Es decir, su plan de cuentas puede ir cambiando a medida que cambia la estrategia de su empresa.

La Lista de Asientos

En eContab, la lista de asientos es la base de la información contable. Consiste en una lista con los asientos introducidos a partir de la cual se realizan todos los cálculos necesarios para los informes.

En eContab, un asiento consiste en:

Respecto a los datos generales, comentaremos dos:

Previsión: En eContab es posible introducir asientos como previsiones. De esta forma podrá prever cobros, pagos, facturaciones... Y con ello, obtener informes de previsión de tesorería, beneficios, etc.

Tipo: Puede definir los tipos que necesite para sus asientos (Emisión de Factura, Cobro, Pago, Movimiento de Activo, Amortización...). La clasificación de asientos por tipos simplemente se utilizará para facilitar su posterior localización y para generar informes por tipo de asiento.

El resto de los datos generales son obvios (nombre del asiento, número de factura (si es del tipo factura), fecha...)

Respecto a la lista de apuntes, cada asiento incluye una lista con los apuntes que le componen. Cada apunte es, simplemente, la indicación de la cuenta final y del importe que corresponden a un asiento.

El resto de elementos que componen la contabilidad (clientes, proveedores y asientos predefinidos) son sencillos y se entienden perfectamente con la documentación sobre las operaciones que pueden realizarse con ellos. En las siguientes páginas de este Manual se explican con más detenimiento.

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